FAQ

Waarin verschilt Scimus van het periodieke MTO dat we zelf uitvoeren?
Door zijn intuïtieve en responsieve karakter is Scimus in de eerste plaats een instrument om waardevolle verbindingen binnen jouw organisatie tot stand te brengen en deze in real time te onderhouden: een virtueel gesprek tussen het management van de organisatie en de medewerkers. Niet één keer, maar zo vaak als gewenst. In tegenstelling tot bij een medewerkers-tevredenheids-onderzoek (MTO) is er sprake van daadwerkelijke interactie en kun je verdere vragen stellen over een thema wanneer dat nodig is.   

Ik begrijp het intuïtieve en responsieve, maar is er een combinatie mogelijk met periodiek terugkerende vragen? 
Als een repetitief karakter gewenst is om trends vast te stellen, kan Scimus je ondersteunen. In de app kun je zelfs je eigen bibliotheek met gestandaardiseerde vragen opbouwen. We raden je aan om er beperkt gebruik van te maken en het zo organisch mogelijk te houden.

Kan ik Scimus gebruiken als aanvulling op het medewerkerstevredenheidsonderzoek dat we periodiek uitvoeren? 
Natuurlijk kan dat, maar als je Scimus gebruikt hoeft dat niet. Met behulp van Scimus kan er óók een periodiek MTO worden uitgevoerd met standaardvragen uit de eigen bibliotheek, zodat vergelijking mogelijk is. En zo vaak als je wilt. Het beste van twee werelden eigenlijk- en nog goedkoper ook...

We gebruiken al een app die gebruikt kan worden om grensoverschrijdend gedrag te melden. Waarin verschilt Scimus?
Scimus heeft ook de mogelijkheid om een signaal af te geven, volkomen veilig voor degene die de melding doet. Over grensoverschrijdend gedrag maar ook over andere omstandigheden die aandacht nodig hebben. Wat het onderscheidt is dat bij Scimus het signaal vrijwel onmiddellijk kan worden opgevolgd met een peiling om een completer beeld te verkrijgen en adequaat te reageren. 

We opereren internationaal en onze medewerkers spreken verschillende talen, hoe gaat Scimus daarmee om?
Scimus is meertalig en multicultureel. Een respondent ziet vragen in zijn eigen taal en verzendt eventuele antwoorden in die taal. De vragende partij stelt zijn vragen in zijn eigen taal en krijgt ook antwoorden in zijn eigen taal. Met behulp van AI fungeert Scimus als tolk. Het is echter belangrijk om vragen en antwoorden eenvoudig te houden en lokaal idioom te vermijden. 

Een medewerker gaat bij ons weg, hoe voorkomen we dat hij/zij pushnotificaties ontvangt voor een poll?
Het is belangrijk dat een vertrekkende werknemer zelf zijn/haar profiel verwijdert. Scimus weet niet wie wie is. Het is echter mogelijk om medewerkers periodiek hun wachtwoord te laten vernieuwen, waardoor degenen die niet meer in dienst zijn, worden geëlimineerd. 

Een organisatieonderdeel wordt afgesplitst, wat betekent dat voor de opzet van Scimus?
Binnen het lopende licentiejaar worden de accounts verplaatst naar een aparte database. Aan het einde van het licentiejaar is het aan de nieuwe entiteit of het abonnement op Scimus wordt verlengd.  

Wie is de eigenaar van de gegevens die worden verzameld?
Uit privacy-overwegingen is dat Scimus. Gegevens worden echter op geaggregeerde wijze ter beschikking gesteld van de klant voor analysedoeleinden. Die gegevens worden daarna vernietigd.  

Hoeveel 'enquirer'-rechten kan en mag ik toekennen?
Dit wordt bepaald door het management van de organisatie zelf: jij. Wij raden echter aan om dit aantal te beperken tot C-level en OR. In een gelaagde organisatie stellen we voor om enquirers per entiteit aan te stellen. Enige centrale coördinatie is wenselijk om te voorkomen dat levels elkaar in de weg zitten. 
 

Hoe 'veilig' is het hijsen van een rode (of groene) vlag?
De set-up van Scimus is zodanig dat we niet beschikken over de gegevens achter een profiel die het mogelijk maken om te linken naar een natuurlijke persoon - tenzij iemand dergelijke informatie specifiek voor dat doel deelt. Omdat het profiel echter kan worden gebruikt om in te zoomen op persoons- en locatiekenmerken, worden vlagsignalen doorgestuurd naar een onafhankelijke vertrouwenspersoon voordat het signaal met de klant wordt gedeeld. 

Is Scimus GDPR-proof?
Scimus verwerkt geen persoonsgegevens en heeft deze niet nodig voor het functioneren van de app. De link tussen Scimus account en natuurlijke persoon bestaat uitsluitend op het apparaat van de accounthouder en ligt buiten de invloedssfeer van Scimus. 

Hoe groot is de kans dat een vragende partij nog kan achterhalen wie heeft gereageerd en met welk effect? Dat zou immers de veiligheid verminderen. 
Scimus is zo opgezet dat er een minimum aantal respondenten beschikbaar moet zijn voor antwoorden op een peiling om de anonimiteit te waarborgen. Een vrager kan geen peiling inzetten als deze subset te klein is. 

Hoe groot moet onze organisatie zijn om veilig en anoniem gebruik te kunnen maken van Scimus?
Scimus is met name geschikt voor middelgrote tot grote bedrijven en instellingen met een omvang vanaf circa 250 FTE. Voor kleinere organisaties hangt het sterk af van de structuur. Informeer bij twijfel naar de mogelijkheden.  

We vinden het belangrijk om de verkregen antwoorden uitgebreider te kunnen analyseren; Is het mogelijk om een periodiek rapport te ontvangen?
De verkregen licentie houdt in dat de aanvragende partij regelmatig rapportages ontvangt in een Excel-formaat. Het rapport bevat ook de originele vragen en antwoorden in de taal van de vrager en de respondent.